Nghe và nói là những yếu tố cơ bản trong giao tiếp để phát triển mối quan hệ. Để giao tiếp hiệu quả thì chúng ta cần hiểu điều đối phương đang muốn truyền tải và cách chọn lọc thông tin khi nghe là cần thiết. Kỹ năng này giúp bạn nhanh chóng nhận diện chủ đề chính để hiểu thông điệp truyền đạt. Bài viết sau của Roseway sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc chọn lựa thông tin chính khi nghe.
Chọn lọc thông tin và lắng nghe thấu đáo câu chuyện
Bạn nên biết chọn thông tin không phải là nghe hời hợt, chỉ thu nạp một số chi tiết bản thân cho là quan trọng. Thay vào đó, bạn nên lắng nghe một cách thấu đáo toàn bộ câu chuyện khi giao tiếp.
Trong mỗi câu chuyện thường sẽ có các chi tiết phức tạp hay phần ngữ cảnh bạn cần nắm rõ. Việc này cần thiết trong môi trường công việc để hiểu được nội dung truyền tải ngắn gọn và chọn lọc. Khi bạn lắng nghe toàn bộ câu chuyện sẽ có cái nhìn tổng quát về mong muốn và kỳ vọng của người nói.
Cách nhận diện chủ đề chính khi lắng nghe trong giao tiếp
Để có thể chọn lọc thông tin hữu ích khi lắng nghe thì việc nhận diện chủ đề chính là cần thiết. Bạn nên áp dụng các kỹ thuật để biết về chủ đề chính trong câu chuyện giao tiếp như sau:
Chú ý vào từ khóa và cụm từ quan trọng khi giao tiếp
Nhiều người khi nói hay nhấn mạnh hoặc lặp lại một số từ nhất định và đây có thể gợi ý về chủ đề chính. Ví dụ, các từ như“tiến độ”, “ngân sách”, “nguồn lực” hay xuất hiện thì đây có thể là trọng tâm của cuộc họp. Bạn cũng nên dự đoán các từ khóa có thể xuất hiện trong buổi giao tiếp đó để lên kế hoạch tiếp nhận thông tin. Sự chuẩn bị và chủ động sẽ giúp bạn phát hiện các thông tin quan trọng mà không mất quá nhiều thời gian.
Xác định mục tiêu của cuộc trò chuyện khi giao tiếp
Hiểu được mục tiêu của người nói là cách để bạn dễ dàng nhận diện, chọn lọc thông tin quan trọng. Nếu người nói đang tìm cách giải quyết vấn đề thì các giải pháp được đề xuất sẽ là trọng tâm. Ngược lại, khi mục tiêu giao tiếp là truyền đạt kiến thức mới thì bạn nên chú ý vào điều mới mẻ và đặc biệt quan trọng.
Ví dụ, cuộc họp về chiến lược phát triển sản phẩm thì bạn cần chú ý nội dung các đề xuất cải tiến sản phẩm, đối thủ cạnh tranh. Từ đó để có thể nắm bắt nhanh chóng các điểm cần lưu ý và đưa ra ý kiến cá nhân.
Vì sao chọn lọc thông tin khi giao tiếp lại quan trọng?
Chọn lọc thông tin trong lắng nghe giao tiếp giúp bạn hiểu rõ và đáp ứng nhu cầu của đối phương, tránh khả năng hiểu lầm. Nếu bạn không chọn lọc đúng sẽ dễ dàng bị lẫn lộn và tiếp thu các nội dung không quan trọng, bỏ sót yếu tố cốt lõi. Việc chọn lọc này giúp bạn xử lý thông tin nhanh và hiệu quả để cải thiện làm việc nhóm.
Cách để bạn chọn lọc thông tin khi giao tiếp hiệu quả
Không phải ai cũng biết cách để chọn lọc các thông tin bổ ích khi giao tiếp. Mỗi người đều cần trải qua rèn luyện với các lưu ý như sau:
Rèn luyện kỹ năng tóm tắt để chọn thông tin chính
Theo như Roseway chia sẻ, kỹ năng tóm tắt là phương pháp hữu ích để chúng ta cải thiện khả năng chọn lọc thông tin. Có nghĩa, sau khi lắng nghe, bạn sẽ tóm tắt lại những ý chính để kiểm tra xem mình đã nắm bắt đúng nội dung hay chưa.
Đây là cách vừa giúp củng cố lại kiến thức vừa tăng cường khả năng nhớ lâu để phát hiện thông tin chính. Thực hành kỹ năng tóm tắt nội dung bằng cách ghi chép ý chính và xem lại.
Ghi chú những thông tin quan trọng của buổi giao tiếp
Cách để ghi nhớ tốt hơn những điểm chính ở buổi trò chuyện là ghi chú lại điều quan trọng. Ghi chép từ khóa, ý chính giúp bạn dễ dàng theo dõi và tiện lợi để ôn lại sau này.
Ví dụ, trong cuộc họp hoặc thảo luận nhóm thì bạn nên ghi các thông tin về chủ đề chính và ý kiến của mỗi người. Từ đó để bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng và chủ động tiếp thu nội dung.
Ghi chú còn có công dụng để bạn theo dõi lại vấn đề và đánh giá xem có cần bổ sung thông tin hay không. Trong giao tiếp với đối tác hoặc khách hàng thì ghi chú sẽ giúp bạn tóm tắt thông tin chính xác và xây dựng sự tin tưởng.
Trên đây là những điều quan trọng về vai trò chọn lọc thông tin khi lắng nghe giao tiếp. Hãy liên hệ Roseway để được tư vấn thêm về các khóa học để biết cách tóm gọn thông tin chính.
