Trong môi trường công sở hiện đại, cuộc họp không chỉ là nơi để trao đổi thông tin mà còn là cơ hội để bạn thể hiện bản thân, khẳng định năng lực và tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp, cấp trên. Để làm được điều đó, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò then chốt. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách giao tiếp hiệu quả trong cuộc họp. Bài viết này sẽ chia sẻ 5 mẹo vàng giúp bạn tự tin tỏa sáng và tạo dấu ấn chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn nâng cao toàn diện khả năng của mình, một khóa học kỹ năng giao tiếp chuyên sâu có thể là lựa chọn tuyệt vời.
Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng Trước Cuộc Họp
“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” – câu nói này đặc biệt đúng trong các cuộc họp. Sự chuẩn bị chu đáo là nền tảng vững chắc cho mọi tương tác thành công.
- Nắm rõ mục tiêu cuộc họp: Trước khi tham gia, hãy tìm hiểu rõ mục đích của buổi họp. Cuộc họp này để đưa ra quyết định, brainstorm ý tưởng, hay chỉ để cập nhật thông tin? Việc này giúp bạn định hướng đóng góp của mình.
- Tìm hiểu trước nội dung: Đọc kỹ tài liệu, báo cáo, agenda (chương trình nghị sự) được gửi trước. Ghi chú lại những điểm cần hỏi, cần làm rõ hoặc những ý tưởng bạn muốn đề xuất.
- Dự đoán các câu hỏi: Hãy nghĩ về những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra cho bạn hoặc những vấn đề liên quan đến lĩnh vực của bạn. Chuẩn bị sẵn câu trả lời hoặc dữ liệu cần thiết.
- Luyện tập trình bày (nếu cần): Nếu bạn có phần trình bày, hãy luyện tập trước để đảm bảo lưu loát, tự tin và đúng thời gian. Đây là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp cần được rèn luyện.
Tự Tin Phát Biểu Và Đóng Góp Có Giá Trị
Việc im lặng trong suốt cuộc họp sẽ khiến bạn trở nên mờ nhạt. Ngược lại, việc đóng góp đúng lúc, đúng chỗ sẽ giúp bạn ghi điểm mạnh.
- Chọn thời điểm thích hợp: Không nên cắt lời người khác. Hãy chờ đến lượt hoặc khi có khoảng trống để phát biểu.
- Nói rõ ràng, mạch lạc: Khi phát biểu, hãy nói đủ lớn, rõ ràng và chậm rãi để mọi người có thể nghe và hiểu. Tránh nói lí nhí hoặc quá nhanh. Đây là yếu tố cơ bản trong kỹ năng giao tiếp bằng lời.
- Đóng góp ý kiến có giá trị: Tránh nói những điều chung chung hoặc lặp lại ý người khác. Hãy đưa ra những ý tưởng mới, góc nhìn độc đáo, hoặc giải pháp cụ thể cho vấn đề đang được thảo luận. Ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề.
- Dùng ngôn ngữ tích cực và xây dựng: Dù bạn có ý kiến trái chiều, hãy trình bày một cách tôn trọng và mang tính xây dựng. Ví dụ, thay vì nói “Tôi không đồng ý”, hãy thử “Tôi hiểu quan điểm của bạn, nhưng tôi nghĩ sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta…”
Lắng Nghe Chủ Động Và Đặt Câu Hỏi Thông Minh
Giao tiếp không chỉ là nói mà còn là lắng nghe. Lắng nghe chủ động là một kỹ năng giao tiếp vô cùng quan trọng giúp bạn hiểu rõ vấn đề và phản hồi một cách chính xác.
- Tập trung hoàn toàn: Tránh sao nhãng bởi điện thoại, máy tính hoặc những suy nghĩ cá nhân. Hãy nhìn vào người đang nói để thể hiện sự tôn trọng.
- Ghi chú những điểm quan trọng: Việc ghi chú giúp bạn không bỏ sót thông tin và có thể tham chiếu lại khi cần.
- Phản hồi bằng cử chỉ và biểu cảm: Gật đầu, mỉm cười, hoặc thỉnh thoảng nói “vâng”, “tôi hiểu” để cho người nói biết bạn đang theo dõi.
- Đặt câu hỏi thông minh: Câu hỏi không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn giúp làm rõ vấn đề. Hãy đặt những câu hỏi mở, giúp khơi gợi thêm thông tin và góc nhìn mới. Ví dụ: “Anh/chị có thể giải thích rõ hơn về điểm này không?” hay “Chúng ta sẽ làm gì nếu kịch bản đó xảy ra?”.
Kiểm Soát Ngôn Ngữ Cơ Thể Và Biểu Cảm Khuôn Mặt
Ngôn ngữ cơ thể chiếm một phần lớn trong việc truyền tải thông điệp và tạo ấn tượng. Thậm chí trong các cuộc họp online, ngôn ngữ cơ thể vẫn rất quan trọng.
- Tư thế ngồi thẳng: Ngồi thẳng lưng, vai mở rộng thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp. Tránh khoanh tay, ngả người ra sau quá mức hoặc gù lưng.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt: Nhìn vào người đang nói hoặc người mà bạn đang tương tác. Điều này thể hiện sự chú ý và tôn trọng. Nếu là họp online, hãy nhìn vào camera.
- Biểu cảm khuôn mặt phù hợp: Giữ nét mặt thân thiện, cởi mở. Mỉm cười khi thích hợp. Tránh cau mày, tỏ vẻ khó chịu hoặc thờ ơ.
- Hạn chế cử động thừa: Tránh gõ bút, rung chân, nghịch tóc hoặc các hành động gây phân tâm khác.
Tóm Tắt Và Đề Xuất Bước Tiếp Theo (Nếu Phù Hợp)
Kết thúc cuộc họp một cách chuyên nghiệp cũng là một cách để tạo ấn tượng mạnh mẽ.
- Tóm tắt các điểm chính: Nếu cuộc họp đi đến kết luận hoặc quyết định quan trọng, bạn có thể chủ động tóm tắt lại các điểm chính. Điều này giúp củng cố thông tin và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ.
- Đề xuất bước tiếp theo: Nếu có các hành động cụ thể cần thực hiện sau cuộc họp, bạn có thể đề xuất hoặc xác nhận lại các bước tiếp theo, bao gồm người chịu trách nhiệm và thời hạn. Điều này thể hiện khả năng chủ động và tinh thần trách nhiệm.
- Cảm ơn mọi người: Kết thúc bằng lời cảm ơn sự đóng góp của mọi người. Điều này tạo không khí tích cực và chuyên nghiệp.
Nâng Cao Kỹ Năng Giao Tiếp Với Roseway Academy
Việc áp dụng 5 mẹo trên sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều trong các cuộc họp. Tuy nhiên, để thực sự thành thạo kỹ năng giao tiếp và biến nó thành lợi thế cạnh tranh, việc rèn luyện bài bản là không thể thiếu. Roseway Academy tự hào là đơn vị tiên phong trong đào tạo khóa học về kỹ năng giao tiếp, giúp học viên:
- Xây dựng sự tự tin tuyệt đối khi nói trước đám đông.
- Phát triển khả năng thuyết trình, đàm phán, và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Nắm vững các kỹ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm).
- Thực hành trong môi trường chuyên nghiệp với sự hướng dẫn của các chuyên gia hàng đầu.
Khóa học kỹ năng giao tiếp tại Roseway Academy không chỉ cung cấp kiến thức mà còn tạo cơ hội thực hành, giúp bạn củng cố và biến những kỹ năng này thành phản xạ tự nhiên.
Tạo ấn tượng trong cuộc họp không chỉ là nói hay mà còn là lắng nghe hiệu quả, thể hiện sự chuyên nghiệp qua từng cử chỉ và đóng góp có giá trị. Bằng cách áp dụng 5 mẹo trên và không ngừng trau dồi kỹ năng giao tiếp, bạn chắc chắn sẽ trở thành một thành viên không thể thiếu trong mọi cuộc họp. Hãy cân nhắc tham gia các khóa học tại Roseway Academy để trang bị cho mình hành trang vững chắc nhất cho sự nghiệp và cuộc sống.
Thông tin liên hệ
Địa chỉ: Tầng 14, Tòa Hapro, 11B Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội
Email: roseway.trainingcenter@gmail.com
Hotline: 0828.369.889 / 0394.178.811
Fanpage: Roseway Academy
